Khi chủ đầu tư chưa bàn giao quỹ bảo trì, đường đi thông thường là: ban quản trị đối chiếu số tiền và gửi yêu cầu bằng văn bản, nếu không được thì đề nghị UBND cấp tỉnh qua Sở Xây dựng xem xét và cưỡng chế bàn giao theo cơ chế của Luật Nhà ở, còn tranh chấp về số tiền cụ thể thì có thể đưa ra toà án. Cư dân lẻ không tự đòi quỹ về cho mình được, vì đây là tiền chung của toà nhà; vai trò của từng người là cung cấp chứng từ và tạo sức ép đúng chỗ.
Khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, quen gọi là quỹ 2%, được người mua nộp khi mua căn hộ. Chủ đầu tư phải gửi khoản này vào tài khoản riêng và chuyển giao cho ban quản trị khi ban quản trị được thành lập. Thực tế, chuyện chậm bàn giao, bàn giao thiếu, cãi nhau về con số là tranh chấp kéo dài nhất ở nhiều chung cư. Bài này không nói lại quỹ được chi vào việc gì, mà tập trung vào thứ tự các cửa và hồ sơ cần cho mỗi cửa.
Trước khi gõ cửa: biết rõ mình đang đòi bao nhiêu
Đòi bàn giao mà không biết con số thì mọi cuộc làm việc sẽ xoay quanh chuyện "bao nhiêu mới đúng". Chủ đầu tư có thể đưa ra một con số thấp, viện lý do một số căn chưa nộp, một số khoản đã chi sửa chữa trước khi có ban quản trị, hoặc phần diện tích chủ đầu tư giữ lại chưa bán. Ban quản trị cần tự dựng được con số đối chiếu trước.
Cách làm thông dụng là lập danh sách tất cả căn hộ, mỗi căn ghi giá trị căn hộ theo hợp đồng, số tiền bảo trì đã nộp, chứng từ nộp (phiếu thu, uỷ nhiệm chi, ghi trong biên bản bàn giao nhà). Kêu gọi cư dân gửi bản chụp chứng từ; căn hộ mua lại từ người khác thì tìm hồ sơ của chủ cũ. Phần diện tích chủ đầu tư giữ lại để bán hoặc kinh doanh (ki-ốt, văn phòng, căn hộ chưa bán) cũng có nghĩa vụ đóng kinh phí bảo trì; ghi riêng thành một dòng.
Khoản tiền nằm trong tài khoản gửi ngân hàng thì có lãi phát sinh qua các năm. Khi đối chiếu, nên đề nghị chủ đầu tư cung cấp sao kê tài khoản riêng của quỹ. Những khoản chủ đầu tư nói đã chi cho bảo trì trước khi có ban quản trị cần được chứng minh bằng hồ sơ nghiệm thu, hoá đơn; chi cho hạng mục còn trong thời hạn bảo hành thì thuộc trách nhiệm bảo hành của chủ đầu tư, không được trừ vào quỹ.
Thứ tự các cửa khi chủ đầu tư lần lữa
Mỗi bước nên có văn bản đi và văn bản đến, có dấu tiếp nhận. Cơ quan cấp trên khi xem xét sẽ hỏi bạn đã làm việc với chủ đầu tư thế nào, kết quả ra sao.
- Ban quản trị gửi văn bản yêu cầu bàn giao sau khi được công nhận, kèm quyết định công nhận, thông tin tài khoản quỹ bảo trì do ban quản trị mở, bảng đối chiếu số tiền, đề nghị thời hạn trả lời.
- Họp làm việc trực tiếp với chủ đầu tư, lập biên bản ghi rõ phần số liệu hai bên thống nhất, phần còn chênh lệch và lý do. Phần thống nhất nên đề nghị chuyển trước, phần chênh lệch xử lý sau.
- Báo cáo cư dân tại hội nghị nhà chung cư về tiến độ và các văn bản đã gửi, để có sự đồng thuận khi phải đi tiếp lên cơ quan nhà nước.
- Gửi văn bản đề nghị UBND cấp tỉnh, thường qua Sở Xây dựng là cơ quan tham mưu về nhà ở, đề nghị xem xét và ra quyết định cưỡng chế bàn giao theo cơ chế của Luật Nhà ở. Đồng gửi UBND cấp xã nơi có nhà chung cư để nắm tình hình.
- Khởi kiện tại toà án khi tranh chấp tập trung vào con số: chủ đầu tư bàn giao một phần nhưng hai bên không thống nhất phần còn lại, hoặc tranh chấp về khoản đã chi trước đó.
Trình tự, thời hạn cụ thể của bước cưỡng chế được quy định trong Luật Nhà ở 2023 và văn bản hướng dẫn; hãy đối chiếu bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp Sở Xây dựng nơi có toà nhà trước khi soạn văn bản đề nghị.
Mỗi cửa cần gì trong hồ sơ
Hồ sơ đủ ở bước đầu sẽ dùng lại được ở mọi bước sau. Bảng dưới gom những giấy tờ thường được yêu cầu.
| Cửa | Giấy tờ chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chủ đầu tư | Quyết định công nhận ban quản trị, biên bản hội nghị, thông tin tài khoản quỹ, bảng đối chiếu | Đề nghị trả lời bằng văn bản có thời hạn |
| Sở Xây dựng, UBND cấp tỉnh | Toàn bộ văn bản đã gửi chủ đầu tư và trả lời của họ, biên bản làm việc, bảng đối chiếu, danh sách chứng từ của cư dân | Nêu rõ phần đã thống nhất và phần còn tranh chấp |
| Toà án | Hồ sơ như trên, cộng ý kiến của cơ quan nhà nước nếu có, chứng từ nộp tiền của từng căn hộ | Cần xác định đúng ai là người khởi kiện, thường là ban quản trị theo uỷ quyền của hội nghị |
| Cư dân lẻ đóng góp | Bản chụp hợp đồng mua bán, phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản tiền bảo trì, biên bản bàn giao căn hộ | Gửi cho ban quản trị, giữ bản gốc ở nhà |
Nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện dấu hiệu chiếm dụng, sử dụng sai mục đích với số tiền lớn, ban quản trị có thể cân nhắc kênh tố giác tới cơ quan có thẩm quyền. Khi nào một tranh chấp tiền bạc có dấu hiệu hình sự là chuyên đề của CauThanh.com, ở đây chỉ nhắc để bạn biết ranh giới đó tồn tại.
Những câu trả lời hay gặp từ chủ đầu tư và cách đáp lại
"Đang chờ đối chiếu số liệu". Đề nghị một mốc thời gian cụ thể và đề nghị chuyển trước phần đã thống nhất. Đối chiếu không phải lý do để giữ toàn bộ quỹ vô thời hạn; ghi câu trả lời này vào biên bản làm việc.
"Nhiều căn hộ chưa nộp tiền bảo trì". Yêu cầu danh sách cụ thể các căn hộ đó. Việc thu khoản bảo trì từ người mua là nghĩa vụ của chủ đầu tư khi bán; nếu chưa thu đủ, đó là phần cần làm rõ riêng, không phải lý do giữ lại phần đã thu.
"Ban quản trị chưa đủ tư cách". Đưa ra quyết định công nhận của cơ quan có thẩm quyền và biên bản hội nghị. Nếu chủ đầu tư cho rằng hội nghị có sai sót, họ phải nêu bằng văn bản và đi đúng kênh khiếu nại, không thể chỉ từ chối miệng.
"Quỹ đã dùng để sửa thang máy, máy phát điện". Đề nghị cung cấp hồ sơ: hạng mục, thời điểm, nghiệm thu, hoá đơn. Đối chiếu với thời hạn bảo hành của toà nhà; hạng mục hỏng trong thời hạn bảo hành phải do chủ đầu tư và nhà thầu chịu.
"Phần diện tích của chủ đầu tư không phải nộp". Diện tích chủ đầu tư giữ lại không bán, kể cả để kinh doanh, cũng phải đóng kinh phí bảo trì theo quy định. Đề nghị ghi rõ phần này trong bảng đối chiếu.
Trong lúc chờ quỹ: hạng mục chung hỏng cần sửa gấp thì sao
Tranh chấp quỹ kéo dài không làm thang máy bớt hỏng hay máy bơm bớt cháy. Câu hỏi thực tế mà ban quản trị gặp là lấy tiền đâu sửa trong lúc quỹ chưa về. Không có lời giải chung, nhưng có vài hướng thường được cân nhắc.
Hướng thứ nhất là đề nghị chủ đầu tư chi trực tiếp từ quỹ đang giữ cho hạng mục cụ thể, có biên bản ba bên với đơn vị sửa chữa, và ghi rõ khoản chi này sẽ được trừ khi quyết toán. Cách này giữ được an toàn cho cư dân mà không làm rối thêm con số tranh chấp. Hướng thứ hai, với hạng mục còn trong thời hạn bảo hành, là yêu cầu chủ đầu tư thực hiện bảo hành, hoàn toàn không đụng tới quỹ.
Hướng thứ ba là cư dân tạm ứng theo nghị quyết hội nghị, có sổ sách riêng và được hoàn lại khi quỹ bàn giao. Cách này cần sự đồng thuận rộng và minh bạch tuyệt đối, vì một khoản thu thêm khi cư dân đang bức xúc rất dễ thành nguồn tranh cãi mới. Dù chọn hướng nào, hạng mục liên quan an toàn như thang máy, phòng cháy không nên để chờ.
Ban quản trị và chủ đầu tư giành quyền quản lý: cư dân đứng ở đâu
Quỹ bảo trì thường đi kèm một tranh chấp lớn hơn: ai được quản lý toà nhà. Có nơi chủ đầu tư chậm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, tiếp tục để công ty liên kết vận hành; có nơi ban quản trị đã được bầu nhưng chủ đầu tư không thừa nhận, không bàn giao hồ sơ, giữ phòng kỹ thuật. Cư dân bị kẹt giữa, đôi khi nhận hai thông báo thu phí từ hai bên.
Trong tình huống đó, mốc để bám là văn bản công nhận ban quản trị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Ban quản trị đã được công nhận thì có tư cách đại diện cư dân ký hợp đồng vận hành và nhận bàn giao quỹ. Nếu chủ đầu tư chậm tổ chức hội nghị lần đầu dù đã đủ điều kiện, cư dân có thể đề nghị chính quyền cấp xã nơi có nhà chung cư hỗ trợ tổ chức theo quy định.
Cư dân lẻ nên tránh hai việc: đóng góp tiền cho nhóm tự xưng đại diện chưa được công nhận, và ký vào các văn bản mà mình chưa đọc kỹ ở cả hai phía. Việc nên làm là dự hội nghị, đọc biên bản, gửi ý kiến bằng văn bản, và cung cấp chứng từ nộp quỹ khi ban quản trị hợp pháp yêu cầu.
Cư dân lẻ làm được gì khi ban quản trị cũng chậm
Có trường hợp chủ đầu tư sẵn sàng làm việc nhưng chính ban quản trị chậm chạp, không mở tài khoản, không đối chiếu, nhiệm kỳ trôi qua mà quỹ vẫn chưa về. Cư dân lẻ không tự đòi quỹ được, nhưng có quyền đề nghị ban quản trị báo cáo tiến độ tại hội nghị, đề nghị triệu tập hội nghị bất thường khi đủ số lượng theo quy chế, và đề nghị bầu lại khi ban quản trị không làm tròn trách nhiệm.
Một cách làm hiệu quả là lập một nhóm nhỏ cư dân tình nguyện có hiểu biết về kế toán, pháp lý, cùng ban quản trị dựng bảng đối chiếu. Phần việc khó nhất của quá trình đòi quỹ thường không phải pháp lý, mà là gom đủ chứng từ của vài trăm căn hộ. Nhóm hỗ trợ không thay ban quản trị ký văn bản, nhưng giúp hồ sơ hoàn thiện nhanh hơn nhiều.
Với những toà nhà quỹ lớn, tranh chấp kéo dài nhiều năm, nên để ban quản trị thuê luật sư làm việc với chủ đầu tư và cơ quan nhà nước theo nghị quyết của hội nghị. Trước khi hội nghị biểu quyết, cư dân có thể tự tìm hiểu trước bằng cách hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết những câu hỏi cần đặt ra cho ứng viên tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Cư dân có tự đòi chủ đầu tư trả lại phần 2% của căn hộ mình không?
Thường là không, vì kinh phí bảo trì phần sở hữu chung là quỹ chung của toà nhà, được bàn giao cho ban quản trị quản lý. Cư dân lẻ đóng góp bằng cách cung cấp chứng từ và tham gia hội nghị, còn bên đứng ra đòi là ban quản trị.
Chưa có ban quản trị thì quỹ bảo trì nằm ở đâu?
Trong giai đoạn chưa có ban quản trị, chủ đầu tư giữ khoản này trong tài khoản riêng theo quy định và có trách nhiệm bàn giao khi ban quản trị được thành lập. Cư dân nên thúc đẩy tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu đúng hạn.
Chủ đầu tư nói đã chi một phần quỹ để sửa chữa thì có được trừ không?
Chỉ những khoản chi đúng mục đích bảo trì phần sở hữu chung, có hồ sơ chứng minh mới có thể được xem xét. Hạng mục còn trong thời hạn bảo hành thì sửa chữa là trách nhiệm bảo hành của chủ đầu tư, không được lấy từ quỹ bảo trì.
Cơ quan nào có quyền buộc chủ đầu tư bàn giao quỹ?
Theo cơ chế của Luật Nhà ở, UBND cấp tỉnh có thẩm quyền xem xét và ra quyết định cưỡng chế bàn giao khi chủ đầu tư không thực hiện, thường qua tham mưu của Sở Xây dựng. Trình tự cụ thể cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Ban quản trị có cần thuê luật sư để đòi quỹ không?
Không bắt buộc, nhiều ban quản trị tự làm được các bước đầu nếu hồ sơ tốt. Khi tranh chấp về con số lớn, kéo dài hoặc phải khởi kiện, việc thuê luật sư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư giúp giảm sai sót thủ tục.